Je hoort het steeds vaker: bedrijven die overstappen op e-invoicing. Klinkt als iets uit een sciencefictionfilm met vliegende facturen, maar het is gewoon een slimme manier om sneller en makkelijker te factureren. Geen enveloppen, geen printerstress, en geen ‘oeps, vergeten te versturen’ meer. Maar hoe werkt dat nou eigenlijk precies?
Wat is e-invoicing en waarom zou je het willen gebruiken?
E-invoicing is geen duur apparaat of een nieuwe koffiesmaak. Het is gewoon het digitaal versturen van facturen in een strak, gestandaardiseerd formaat. Denk aan XML of UBL – ja, klinkt technisch, maar je hoeft geen programmeur te zijn om het te snappen. Het idee is simpel: je factuur wordt automatisch gelezen en verwerkt door de software van je klant. Geen typewerk, geen fouten, en vooral: geen tijdverspilling.
Stel je voor: je stuurt een factuur en in plaats van dat iemand ‘m moet downloaden, openen, overtypen in hun systeem, en dan nóg een keer moet checken of alles klopt… doet hun boekhoudsysteem dat allemaal automatisch. Lekker snel, geen fouten, en iedereen blij. Dat is precies het voordeel van e-invoicing. Je bespaart tijd én het ziet er super professioneel uit. Win-win.
En dat is niet alleen leuk voor grote bedrijven met glazen liften en vergadertafels van marmer. Ook zzp’ers en kleine ondernemers profiteren van e-invoicing. Want ja, jouw tijd is ook geld. En waarom zou je je boekhouding handmatig doen als het digitaal tien keer sneller gaat?
Van Word naar wow: zo werkt e-invoicing stap voor stap
Oude methode: Word openen, factuur intypen, omzetten naar PDF, mailen, wachten. Nieuwe methode: je typt je gegevens in je boekhoudsoftware, klikt op ‘verstuur als e-invoice’, en boem – hij komt binnen bij je klant alsof hij rechtstreeks uit de wolken is gevallen. Nee, niet letterlijk, maar je snapt het.
De magie zit ’m in het bestandstype. Een e-invoice is geen gewone PDF, maar een gestructureerd bestand dat computers snappen. Vergelijk het met een barcode op een pak melk: één scan en je weet alles wat je moet weten. Zo werkt het ook met e-invoicing. De gegevens worden gelezen, begrepen en verwerkt zonder dat iemand een toetsenbord hoeft aan te raken.
De meeste boekhoudprogramma’s hebben tegenwoordig gewoon een knopje ‘e-invoice versturen’. Dus je hoeft niks te coderen of ingewikkelde dingen te doen. Het systeem zet jouw gegevens automatisch om in het juiste formaat. Jij klikt, het systeem doet de rest. Echt, makkelijker wordt het niet.
E-invoicing is niet hetzelfde als een PDF mailen (en dat is maar goed ook)
Laten we even duidelijk zijn: een PDF versturen is géén e-invoicing. Dat is alsof je een pizza bestelt en dan alleen een foto van een pizza krijgt. Leuk, maar niet wat je nodig had. Een e-invoice is echt iets anders. Het is geen plaatje, het is data. Structuur. Automatische herkenning. Je software weet precies: dit is het btw-bedrag, dat is de klant, en daar staat de betalingstermijn.
Waarom is dat zo belangrijk? Nou, omdat systemen zoals die van de overheid en veel grote bedrijven geen PDF-facturen meer willen. Ze eisen e-invoices. Dus als je nog met PDF’s werkt, loop je misschien zelfs opdrachten mis. Serieus, je kunt met e-invoicing zelfs sneller betaald worden. En laten we eerlijk zijn: snel geld op je rekening is altijd fijn.
En nog een bonus: minder fouten. Met e-invoicing worden bedragen, datums en btw-percentages automatisch herkend. Geen verkeerde overboekingen meer omdat iemand een nulletje te veel of te weinig tikte. En als jij minder fouten maakt, heb je minder discussies met klanten. Ook wel lekker, toch?
Wat heb je nodig om ermee te starten? Spoiler: niet veel
Je hoeft geen IT-afdeling in te huren om aan e-invoicing te doen. Wat je nodig hebt? Een boekhoudprogramma dat e-invoicing ondersteunt – en geloof me, dat doen de meeste tegenwoordig wel. Denk aan Exact, Moneybird, SnelStart of e-Boekhouden. En als je nog geen boekhoudsoftware hebt: misschien is dit hét moment om dat stof van je Excel-sheet af te blazen.
Daarnaast heb je een KvK-nummer nodig (duh) en het btw-nummer van je klant. Voor sommige klanten, zoals overheden, heb je ook een speciale code nodig: het OIN-nummer. Die code is een soort GPS voor je factuur, zodat hij op de juiste plek landt in hun systeem. Geen stress, je boekhoudsoftware helpt je daar meestal gewoon bij.
Binnen een half uurtje kun je al e-invoicen als een pro. Oké, misschien een uurtje als je eerst nog een koffie moet halen. Maar daarna? Geen gezeur meer met verloren facturen, onduidelijke mails of mensen die zeggen “ik heb niks ontvangen”. Want jouw e-invoice? Die is gewoon aangekomen. Bam. Direct in hun systeem. En nu wachten op je centen (maar meestal niet lang).
